C’è un momento peculiare nella vita aziendale moderna – di solito arriva intorno a settembre, quando l’estate è finita ma l’inverno sembra ancora lontano – in cui qualcuno in direzione ha un’illuminazione: “Dobbiamo fare un team building!”
L’entusiasmo con cui viene annunciata questa idea è inversamente proporzionale all’entusiasmo con cui viene accolta. I dipendenti sorridono educatamente mentre pensano a tutte le email che si accumuleranno durante la loro assenza. Il responsabile delle risorse umane improvvisamente sviluppa quella stessa espressione tesa di chi ha appena realizzato di doversi occupare della logistica per settanta persone che hanno opinioni molto diverse su cosa costituisca un’attività divertente.
Cosa leggerai
La Puglia come palcoscenico aziendale
Ho un conoscente – chiamiamolo Marco perché si chiama davvero Marco – che lavora per una software house di Milano. Due anni fa la sua azienda ha deciso di organizzare il ritiro annuale in Puglia. “Sarà bellissimo”, aveva promesso l’amministratore delegato con quell’ottimismo pericoloso tipico di chi non deve occuparsi dei dettagli pratici. “Sole, mare, cultura, cibo incredibile. Torneremo rigenerati e pieni di idee nuove.”
La realtà, come spesso accade, si è rivelata più complessa. Perché sì, la Puglia è meravigliosa. È quella regione italiana che sembra esistere in una dimensione temporale leggermente diversa, dove il ritmo è più lento, il cibo più buono, e ogni angolo nasconde qualcosa di straordinario. Ma organizzare un evento aziendale in Puglia quando la tua sede è a Milano presenta alcune sfide logistiche che non emergono durante le presentazioni PowerPoint.
Il problema del trasporto che nessuno considera
Ecco cosa succede quando settanta persone che lavorano insieme ma raramente viaggiano insieme devono spostarsi da un punto A a un punto B in Puglia: il caos. Un caos educato, per carità, ma pur sempre caos.
C’è quello che vuole guidare ma si perde anche con il GPS. C’è quella che soffre il mal d’auto e ha bisogno di fermarsi ogni quaranta minuti. C’è il gruppo che vuole partire presto e quello che interpreta “presto” come “in qualsiasi momento prima di mezzogiorno”. E poi ci sono le dinamiche d’ufficio che improvvisamente diventano questioni di vita o morte: “Non posso condividere l’auto con Alberto, mi parla di Excel per tutto il viaggio.”
Marco mi ha raccontato che la prima volta hanno provato a organizzarsi in autonomia. “Pensavamo fosse semplice”, mi ha detto con quella risatina amara di chi ha imparato una lezione a proprie spese. “Auto a noleggio, gruppo WhatsApp per coordinarci, quanto può essere difficile?”
Molto, si scopre. Molto difficile.
Quando interviene la professionalità vera
L’anno successivo – Marco nel frattempo era diventato il responsabile non ufficiale dell’organizzazione eventi, quella posizione che nessuno vuole ma qualcuno deve pur ricoprire – hanno fatto le cose diversamente. Hanno contattato Schiavone Viaggi, un’azienda di Bari specializzata in trasporti per gruppi, che molti considerano il miglior servizio di noleggio bus turistici a Bari per eventi aziendali.
“All’inizio ero scettico”, mi ha confessato Marco. “Pensavo fosse un costo non necessario. Poi ho fatto due conti e ho realizzato che tra noleggio auto, benzina, pedaggi, parcheggi, e la mia salute mentale, forse valeva la pena.”
La differenza, mi ha detto, è stata come passare dal guidare una Panda del 1992 a salire su una Tesla. Non è solo una questione di comfort – anche se quello conta – ma di tutta l’esperienza che cambia radicalmente.
L’autista che conosce la strada (e la vita)
Gli autisti di Schiavone Viaggi hanno una caratteristica peculiare: conoscono la Puglia non come turisti ma come abitanti. Questa distinzione, che sembra sottile, fa una differenza enorme quando hai un gruppo di settanta milanesi che devono arrivare a una masseria vicino Ostuni senza perdersi nelle campagne.
L’autista che ha accompagnato il gruppo di Marco – un signore sulla sessantina con quella saggezza pratica che arriva solo dall’esperienza – conosceva ogni scorciatoia, ogni semaforo, ogni momento della giornata in cui certe strade diventano impraticabili. “Ha evitato un ingorgo sulla statale facendo una deviazione che Google Maps nemmeno sapeva esistesse”, mi ha raccontato Marco con sincera ammirazione.
Ma c’è di più. Questi autisti hanno quella capacità rara di leggere il gruppo. Capiscono quando le persone hanno bisogno di una sosta anche se nessuno lo dice apertamente. Sanno suggerire quel bar particolare dove il caffè è buono e il bagno pulito. Conoscono gli orari migliori per visitare certi luoghi senza trovarsi in mezzo alla folla.
Il comfort che trasforma l’esperienza
Ora, devo confessare qualcosa: fino a qualche anno fa pensavo che i pullman fossero tutti essenzialmente uguali. Quattro ruote, sedili, un autista, destinazione. Quanto può essere diverso un pullman da un altro?
La risposta, ho scoperto, è: molto. Tremendamente. Quasi imbarazzantemente.
I bus moderni che Schiavone Viaggi utilizza per eventi aziendali non sono quelli sgangherati che ti ricordi dalle gite scolastiche del liceo, dove i sedili sembravano progettati da qualcuno che nutriva un rancore personale contro la colonna vertebrale umana. Sono veicoli pensati per persone che devono arrivare a destinazione senza sembrare reduci da una battaglia medievale.
I sedili sono comodi. Veramente comodi. Il tipo di comfort che ti fa pensare “potrei lavorare da qui” – e infatti molti lo fanno, grazie al Wi-Fi funzionante e alle prese per ricaricare i laptop. L’aria condizionata non è quella cosa rumorosa che soffia aria calda in estate e fredda in inverno, ma un sistema che effettivamente funziona.
La puntualità che salva le riunioni
Gli eventi aziendali hanno una caratteristica peculiare: sono pieni di orari. Appuntamenti con clienti, cene di gala che iniziano alle otto precise, workshop che non possono slittare perché dopo c’è altro programmato. Tutto funziona se tutti arrivano quando devono arrivare.
Marco mi ha raccontato un episodio illuminante. Durante il loro evento, avevano un incontro importante con un potenziale cliente alle undici del mattino in una location a Polignano a Mare. Partenza prevista dalla masseria alle nove e mezza, con un margine di sicurezza che sulla carta sembrava generoso.
Alle nove e venticinque – esattamente cinque minuti prima della partenza prevista – l’autista era lì, pullman acceso, tutto pronto. Non alle nove e trentacinque con scuse creative sul traffico. Alle nove e venticinque. E quando sono arrivati a Polignano, con quindici minuti di anticipo nonostante un imprevisto sulla strada che l’autista aveva elegantemente aggirato, Marco ha capito cosa significa lavorare con professionisti.
“Non ci ho nemmeno pensato”, mi ha detto. “Non ho passato il viaggio a controllare l’orologio e fare calcoli mentali frenetici. Ho potuto rilassarmi e prepararmi mentalmente per l’incontro. Sembra una cosa piccola, ma non lo è.”
La flessibilità che serve davvero
Ecco una verità scomoda sugli eventi aziendali: non vanno mai esattamente come previsto. Mai. C’è sempre qualcuno in ritardo, o un appuntamento che si allunga, o un’opportunità inaspettata che sarebbe sciocco lasciarsi sfuggire.
Durante l’evento del gruppo di Marco, il workshop del pomeriggio è finito con un’ora di anticipo. Un’ora che improvvisamente si trovavano libera, in Puglia, a metà pomeriggio di una giornata di sole. Qualcuno ha suggerito di andare a vedere le grotte di Castellana, che erano lì vicino.
Con un servizio rigido, questo sarebbe stato impossibile. “Spiacenti, non è nel programma.” Con Schiavone Viaggi, l’autista ha fatto due telefonate, verificato gli orari delle grotte, ricalcolato il tempo per arrivare comunque puntuali alla cena, e ha detto: “Si può fare.”
Quella visita improvvisata alle grotte è diventata uno dei momenti più memorabili dell’intero evento. Non era nel piano. Non c’era nella presentazione PowerPoint che qualcuno aveva passato giorni a preparare. Ma è successa perché c’era qualcuno abbastanza flessibile e competente da renderla possibile.
Il valore nascosto della conoscenza locale
La Puglia ha questa caratteristica meravigliosa e occasionalmente frustrante di essere piena di tesori nascosti che non trovi su TripAdvisor. Quel frantoio a conduzione familiare dove fanno degustazioni di olio che ti cambiano la vita. Quella trattoria dove mangiano solo i locali e dove la pasta è fatta dalla nonna in cucina. Quel punto panoramico da cui vedi il tramonto in un modo che le foto non rendono giustizia.
Gli autisti di Schiavone Viaggi conoscono questi posti. Non perché li hanno trovati su Google, ma perché sono parte del loro territorio, della loro vita quotidiana. E se gli chiedi – o se capiscono che il gruppo apprezzerebbe – sono felici di condividere queste perle.
Durante una pausa pranzo, l’autista del gruppo di Marco li ha portati in un posto che non era nei piani. “Fidatevi”, ha detto. Era una piccola masseria che faceva anche ristorazione, gestita da una famiglia che produceva il proprio formaggio, il proprio vino, il proprio olio. Il pranzo è costato meno di quello che avrebbero speso al ristorante turistico previsto originariamente, ed è stato infinitamente migliore.
“Non avrei mai trovato quel posto da solo”, mi ha detto Marco. “Nemmeno in dieci anni di ricerche online.”
La sicurezza che non si vede (ma c’è)
C’è un aspetto degli eventi aziendali di cui nessuno vuole parlare ma tutti pensano: la responsabilità. Quando sei l’organizzatore e hai settanta colleghi che dipendono da te per arrivare sani e salvi da un posto all’altro, dormi male la notte prima.
I veicoli di Schiavone Viaggi non sono solo comodi e ben tenuti – sono sottoposti a manutenzioni regolari e controlli che farebbero sembrare la tua revisione annuale dell’auto un’operazione approssimativa. Gli autisti hanno tutte le certificazioni necessarie e quell’esperienza che non si compra, si guadagna guidando migliaia di chilometri con gruppi di persone a bordo.
È il tipo di sicurezza che non noti finché non ti fermi a pensarci. È quella sensazione sottile ma importante di sapere che qualcuno si sta occupando della parte complicata mentre tu ti concentri su tutto il resto che un evento aziendale richiede.
Il dettaglio che cambia tutto
Marco mi ha raccontato un piccolo episodio che è diventato leggendario nella sua azienda. Durante il viaggio verso la masseria il primo giorno, l’amministratore delegato – quello che aveva avuto l’idea originale del ritiro in Puglia – ha commentato casualmente che gli sarebbe piaciuto vedere il tramonto sul mare quella sera.
L’autista, che ha evidentemente orecchie molto attente, ha fatto qualche calcolo mentale e, quando sono arrivati alla masseria con quaranta minuti di anticipo sul check-in previsto, ha suggerito una piccola deviazione. Li ha portati a un promontorio poco distante da cui si vedeva il mare. Hanno aspettato lì il tramonto. Quindici minuti, niente di più. Ma quei quindici minuti sono diventati il momento che tutti ricordano.
“Non doveva farlo”, mi ha detto Marco. “Era oltre il suo lavoro. Ma l’ha fatto perché ha capito che avrebbe reso speciale la giornata. È la differenza tra fare un lavoro e farlo bene.”
Il costo che non è quello che pensi
Quando Marco mi ha parlato per la prima volta del costo del servizio, ho fatto quella faccia – sai quella faccia – come se avesse appena nominato una cifra astronomica. Poi mi ha spiegato il calcolo.
“Dividi il costo del noleggio del pullman per settanta persone”, mi ha detto. “Poi confrontalo con l’alternativa: noleggio di venti auto, benzina per tutte, pedaggi, parcheggi in luoghi dove parcheggiare è una sfida degna di un videogioco. E poi aggiungi il costo nascosto: il tempo che passi a coordinare venti auto, lo stress, la probabilità che qualcuno si perda o arrivi in ritardo rovinando tutto il programma.”
Improvvisamente il costo del pullman non sembrava più così alto. Sembrava, in realtà, un affare.
Ma c’è di più. C’è un valore intangibile nel non dover pensare ai trasporti. Nel poter usare quel tempo per parlare con i colleghi, preparare la presentazione, o semplicemente guardare fuori dal finestrino e rilassarsi. Nel sapere che qualcuno si sta occupando della logistica con competenza mentre tu ti concentri su quello che conta davvero: l’evento stesso.
Come funziona nella pratica
La parte che ho trovato più interessante, quando Marco mi ha raccontato l’esperienza, è quanto sia stato semplice organizzare tutto. Non ha dovuto diventare un esperto di logistica dei trasporti o studiare mappe della Puglia fino alle tre del mattino.
Ha chiamato Schiavone Viaggi, ha spiegato cosa aveva in mente – numero di persone, date, itinerario approssimativo – e loro hanno tradotto quei desideri vaghi in un piano concreto. Gli hanno suggerito modifiche dove serviva (“Se volete arrivare a Lecce per pranzo, meglio partire mezz’ora prima per evitare il traffico”). Gli hanno dato un preventivo chiaro, senza sorprese nascoste nel carattere piccolo.
E poi, durante l’evento, c’era sempre qualcuno raggiungibile. Non un call center anonimo dove ogni volta parli con persone diverse. Un referente che conosceva la loro situazione e poteva risolvere problemi in tempo reale.
“La prima volta che ho dovuto cambiare l’orario di partenza perché un workshop si era allungato”, mi ha detto Marco, “temevo sarebbe stato un dramma. Invece ho fatto una telefonata, ho spiegato la situazione, e mi hanno detto ‘nessun problema’. Fine. Nessun dramma, nessun sovrapprezzo punitivo, solo professionalità.”
L’impressione che lasci
C’è un aspetto degli eventi aziendali che raramente si considera ma che è cruciale: l’impressione che dai. Se hai clienti importanti a bordo, o potenziali partner, o persino solo i tuoi dipendenti che stai cercando di impressionare positivamente, ogni dettaglio conta.
Arrivare in un pullman moderno, pulito, confortevole, con un autista professionale che apre le porte e aiuta con i bagagli, manda un messaggio. Dice: “Ci importa dei dettagli. Ci importa del vostro comfort. Siamo un’azienda che fa le cose per bene.”
È sottile, ma funziona. Marco mi ha raccontato che uno dei potenziali clienti che hanno incontrato durante l’evento ha commentato positivamente l’organizzazione. “Si vede che curate ogni aspetto”, aveva detto. Non sapeva che dietro quella cura c’era Schiavone Viaggi a gestire la parte dei trasporti, ma il risultato finale era lo stesso.
Quello che ho imparato
Dopo aver ascoltato Marco raccontare la sua esperienza – e dopo aver fatto qualche ricerca per curiosità personale, perché sono fatto così – ho capito una cosa fondamentale sugli eventi aziendali: non puoi essere bravo in tutto.
Puoi essere un genio del marketing, un mago della finanza, un guru della tecnologia. Ma organizzare un evento aziendale in una regione che non conosci richiede competenze specifiche che probabilmente non hai. E va bene così. È per questo che esistono professionisti.
Schiavone Viaggi si è costruito una reputazione come il miglior servizio di noleggio bus turistici a Bari per eventi aziendali non facendo magie impossibili, ma facendo bene le cose basilari: arrivare in orario, mantenere i veicoli in condizioni eccellenti, assumere autisti competenti e cortesi, essere flessibili quando serve, e trattare ogni cliente come se fosse l’unico che conta.
Sembra semplice quando lo dici così. Ma chiunque abbia provato a organizzare un evento aziendale sa quanto sia raro trovare fornitori che facciano davvero queste cose con costanza.
La Puglia che vale la pena vivere
La cosa bella della Puglia – e questo l’ho imparato non da Marco ma dalla mia esperienza personale – è che è una regione che si apre a chi la sa guardare. Non è come Venezia o Firenze dove le meraviglie ti colpiscono in faccia appena arrivi. La Puglia è più sottile, più intima. Richiede tempo, attenzione, qualcuno che ti mostri dove guardare.
Quando organizzi un evento aziendale qui, vuoi poter godere di questa bellezza senza lo stress logistico. Vuoi poter guardare fuori dal finestrino e vedere gli ulivi contorti che hanno centinaia di anni, i muretti a secco che disegnano il paesaggio, i paesi bianchi arroccati sulle colline. Vuoi poter arrivare a destinazione non esausto ma pronto per quello che ti aspetta.
È quello che un buon servizio di trasporto ti permette di fare. Non è solo una questione di andare da A a B. È una questione di arrivare nel modo giusto, con lo stato d’animo giusto, pronti per vivere l’esperienza che hai pianificato.
E forse, se sei fortunato come Marco, con qualche deviazione inaspettata verso un tramonto sul mare che nessuno aveva previsto ma che tutti ricorderanno.
