In un mondo in continua evoluzione, l’ambito lavorativo non è certo rimasto indietro. Con l’avvento del COVID-19, molte imprese e professionisti hanno dovuto ripensare radicalmente al proprio modo di lavorare, optando per soluzioni alternative che spesso passavano attraverso lo smart working. Da qui è scaturita una domanda: come possiamo organizzare un ufficio a casa in modo da garantire il massimo dell’efficienza e della produttività?
Questo è l’argomento del nostro blog post di oggi, “Come organizzare un ufficio in casa per lo smart working”. Entreremo nel dettaglio di vari aspetti fondamentali per la creazione del tuo spazio di lavoro domestico, toccando temi quali l’ottimizzazione dello spazio, la scelta dell’illuminazione e dell’arredamento, la gestione del tempo e le tecniche di concentrazione.
Creare un ufficio a casa non significa semplicemente posizionare una scrivania e una sedia in un angolo della stanza: è un processo che richiede riflessione e pianificazione. Dovrai considerare le tue esigenze personali e lavorative, il tuo stile di vita e, non da ultimo, i tuoi obiettivi professionali.
Ogni dettaglio, dal più grande al più piccolo, ha il potere di influenzare la tua produttività. Ad esempio, una scrivania disordinata può creare stress e confusione, mentre un ambiente ben illuminato può migliorare la tua concentrazione. Allo stesso modo, un orario di lavoro ben definito può aiutarti a separare la vita lavorativa da quella personale, aumentando così la tua soddisfazione sia sul lavoro che nella vita in generale.
E non dimentichiamo che un ufficio in casa dovrebbe essere anche un luogo in cui ti senti a tuo agio e che rispecchia la tua personalità. Dopotutto, trascorrerai molte ore al giorno in questo spazio, quindi è importante che sia un ambiente stimolante e piacevole.
Che tu sia un imprenditore, un libero professionista, un dipendente in smart working o semplicemente qualcuno che vuole ottimizzare il proprio spazio di lavoro domestico, troverai in questo articolo suggerimenti e consigli pratici che ti aiuteranno a creare l’ufficio a casa che hai sempre desiderato.
Cosa leggerai
Il giusto ambiente per lo smart working
Se lo smart working è diventato per te la consuetudine, devi individuare lo spazio più adeguato della tua casa per organizzare l’angolo ufficio che ti serve.
La postazione a quanto pare deve essere, se non proprio definitiva, da sfruttare ancora a lungo, per cui in primis deve essere ricavata nell’area più isolata dai rumori, sia quelli provenienti dall’esterno che quelli “domestici” se vivi in famiglia: non può essere una zona trafficata della casa, e nemmeno troppo vicina ad un balcone o a una finestra che affaccino su una strada rumorosa.
Devi essere pronto a sacrificare qualcosa pur di ottenere la postazione di lavoro più confortevole per lavorare al meglio, e senza nessun tipo di stress aggiuntivo. Tutto ciò di cui hai bisogno sono luce (e a questo argomento dedicheremo un apposito paragrafo), spazio, comfort e silenzio.
Vediamo invece adesso gli accessori e i complementi di arredo davvero insostituibili.
La giusta scrivania
Considera attentamente di quanto spazio hai bisogno per essere produttivo ed efficiente, ma metti in conto anche la massima libertà di movimento. Non ha senso infatti munirti di una scrivania molto più grande di quella che usavi in ufficio se su quella ti trovavi a tuo agio, e non puoi certo permetterti in casa di sprecare dello spazio prezioso con un arredo troppo ingombrante e fuori luogo.
Dimensioni contenute e linee sobrie sono la migliore combinazione ed il migliore compromesso tra le tue esigenze professionali e la funzionalità della tua casa, che non deve essere stravolta.
La giusta sedia ergonomica
In molti tra i cosiddetti “lavoratori agili” sostengono che, rispetto a quando trascorrevano il tempo in ufficio, adesso trascorrono ancora più tempo da seduti. È una ragione in più per non sottovalutare minimamente questo aspetto, e per munirti di una seduta ergonomica da ufficio che ti garantirà sempre la giusta posizione senza mettere sotto inutili stress il tuo apparato muscolo-scheletrico.
Solo questo tipo di sedia ti permette infatti le giuste regolazioni soprattutto se trascorri gran parte del tempo davanti al monitor del PC, e te ne accorgerai ben presto se non ne fai uso perché il mal di schiena è dietro l’angolo, così come fastidi o indolenzimenti nella zona cervicale dai quali devi metterti al riparo.
Accessori anatomici per sedie da ufficio
Se trascorri come abbiamo detto molte ore nella stessa posizione è importante per te evitare i rischi, che sono rappresentati da mal di schiena e dolori cervicali. Una validissima alternativa alla sedia ergonomica ma anche una integrazione che ti consente di prevenire questi fastidi è costituita dagli accessori in speciali materiali viscoelastici studiati per trasformare salotto o studio in un ambiente di lavoro confortevole: lo abbiamo approfondito visitando il sito di un’azienda specializzata nella vendita di materassi e cuscini a Napoli, Bed&Well, dove abbiamo individuato degli strumenti che è proprio il caso di definire smart.
Per rendere il tuo ufficio in casa ancora più confortevole, puoi pensare di motorizzare le tapparelle. In questo modo, potrai aprirle e chiuderle con un semplice click, senza doverle sollevare manualmente.
L’importanza della giusta illuminazione
Non ci sono dubbi in merito all’illuminazione: la luce migliore per lavorare è quella naturale, per cui nella definizione della tua postazione di lavoro da casa devi tenere conto anche di questo fattore, tuttavia non sempre è possibile conciliare tutti gli aspetti per cui potresti avere la necessità di sfruttare la luce artificiale.
L’ideale è che tu abbia una luce omogenea in tutta la stanza, proveniente dall’alto, ma anche una fonte luminosa sulla scrivania o sul piano di lavoro. Importantissimo è il cosiddetto fattore “luce calda o luce fredda”.
Una luce troppo bianca, ossia fredda e intorno ai 6000 K (in genere negli uffici sono di questo tipo) rischia di affaticare molto la tua vista; per contro, una luce troppo calda non favorisce la concentrazione, non ti tiene “sulla corda” ed anzi favorisce il rilassamento.
Dovresti orientarti su delle lampadine più neutre, intorno ai 4000 K, per ottenere il meglio da te stesso e dal tuo ambiente di lavoro.
Come archiviare il lavoro a casa
La razionalità è il fattore chiave per ottenere un buon livello di ordine per l’archiviazione: di certo a casa non avrai la stessa quantità di materiali cartacei e documenti che gestisci di norma in ufficio, ma qualcosa di sicuro avrai la necessità di sistemarla.
Prevedi dunque un angolo in un mobiletto oppure munisciti di una pratica cassettiera non troppo ingombrante o invasiva nell’arredamento complessivo, così da non avere carte ed altri materiali sparsi per casa quando non stai lavorando.
È infatti fondamentale riuscire a separare i due ambiti, quello professionale e quello privato. Non è positivo in nessun modo che la sfera familiare e la vita privata subiscano invasioni, ed il tuo atteggiamento deve essere orientato proprio in tal senso al fine di vivere in maniera serena questa fase nella quale devi cercare di cogliere tutti i possibili vantaggi e le opportunità dello smart working.
